7 шагов к эффективному управлению расходами, которые надо знать

Менеджмент

Управление расходами — это процесс сбора, сопоставления, обслуживания, категоризации и оценки данных о расходах для снижения затрат на закупки, повышения эффективности, мониторинга и контроля рабочих процессов и регулирования соответствия.

Управление расходами влияет и управляет различными действиями на протяжении всего цикла закупок. Он включает обработку заявок, составление бюджета, планирование, управление поставщиками, управление контрактами, управление запасами, поиск поставщиков и разработку продуктов.

7 шагов к эффективному управлению расходами, которые надо знать

Процесс управления расходами

Определение источников расходов

Источники расходов варьируются по закупкам товаров и услуг. Они включают заработную плату сотрудников, арендную плату, коммунальные услуги, лицензии, рекламу и маркетинг, страхование, обучение и т. д.

Источники расходов отличаются от бизнеса к бизнесу, в зависимости от характера бизнеса.

Следовательно, управление расходами — это деятельность, которую каждый бизнес должен выполнять своим уникальным образом.

Хотя идентификация источников расходов необходима, составление и определение исчерпывающего списка источников расходов является сложной задачей.

Чтобы помочь преодолеть эту проблему, решение может быть либо автоматизировано на уровне источника, либо группой руководителей отделов.

7 шагов к эффективному управлению расходами, которые надо знать

Сбор всех данных о расходах в одной системе

В идеале бухгалтерия отвечает за хранилище данных о расходах. С помощью автоматизации они могут регистрировать и вести учет расходов.

В то время как определение источников расходов может иметь свои проблемы, централизация данных в хранилище не является подвигом.

Данные являются конфиденциальными и важными и, следовательно, не могут быть доступны, и видимы для всех.

Это заставляет организацию назначать ответственного сотрудника, который может классифицировать и обрабатывать данные по частям и иметь единое представление о структуре расходов.

Проверка и очистка данных

Поскольку данные о расходах анализируются, интерпретируются и демонстрируются, чтобы делать выводы и принимать решения, становится необходимым, чтобы такая информация была точной.

Проверка записей транзакций включает сопоставление записей данных с квитанциями, запасами, связью и т. д.

Очистка данных включает такие действия, как удаление дубликатов, ошибок, орфографических ошибок и т. д.

Поскольку данные о расходах не всегда могут быть точными из-за их ручной обработки, различий в форматах, полях данных и т. д., необходима стандартизация. Для этого установите формат для универсальных терминов, таких как валюта, дата и т. д.

Классификация данных о расходах

Данные о расходах включают в себя различные типы расходов.

Эти категории и классификации создаются в зависимости от целей и операций организации. Необходимо помнить, что группы, подготовленные руководителями для этой классификации, должны покрывать все расходы, чтобы объединить их в одну точку зрения.

Основываясь на информации, которая вам нужна, вы можете классифицировать данные по категориям несколькими способами. Например, ИТ-услуги могут быть классифицированы как «Типы ИТ-услуг». Здесь организации необходимо расставить приоритеты в своих потребностях, что требует понимания затрат на поставщика или расходов на деятельность.

7 шагов к эффективному управлению расходами, которые надо знать

Анализ расходов

Анализ собранных, очищенных и классифицированных данных о расходах выявит текущие расходы и другие аномалии. Это поможет в расчете процентов и т. д.

Внесение изменений

Внесение изменений, заключенных и решенных на основе проекта. Проект, если он представлен с нуля, можно развернуть поэтапно, а данные о расходах можно собирать и анализировать по отделам, если не в масштабах всей организации, для тестирования и корректировки процедуры.

Управление изменениями часто является сложной задачей, и для того, чтобы оно было успешным, оно требует принятия и участия всех заинтересованных сторон.

Прогноз событий

Собранные данные могут помочь вам прогнозировать события. Благодаря управлению расходами получение точных и регулярных данных является безопасным и эффективным.

Это позволяет отслеживать и идентифицировать тенденции в данных для прогнозирования сценариев расходов и планирования провалов и подъемов.

Оцените статью
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Поделитесь с друзьями в соцсетях? Спасибо ✌
LeaderBiz.ru
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку «Отправить комментарий», я даю свое согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.